Talvez por isso, a publicação da Lei nº 13.787, conhecida como a Lei do Prontuário Eletrônico, passou quase despercebida. Ela aconteceu em 28 de dezembro de 2018 e a maioria das pessoas sequer ouviu falar no assunto.

Contudo, trata-se de uma das legislações mais importantes para o sistema de saúde no Brasil. Isso porque ela afeta, de forma direta, todos os cidadãos brasileiros.

Mas o que exatamente é a Lei do Prontuário Eletrônico?

A Lei nº 13.787/2018, denominada de Lei do Prontuário Eletrônico é a legislação responsável por regular a digitalização e a utilização de sistemas informatizados e está diretamente ligada a LGPD (Lei nº13.709/2018), por determinação do seu próprio artigo 1º, que dispõe: “a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente são regidas por esta lei e pela lei 13.709, de 14 de agosto de 2018”.

Nota-se que no texto do artigo mencionado, há 3 (três) pontos de extrema relevância quanto ao prontuário eletrônico, quais sejam:

• A guarda;
• O armazenamento; e
• O manuseio.

O prontuário eletrônico de paciente, pode ser uniprofissional, quando é restrito ao atendimento realizado por apenas um profissional da saúde, em seu consultório ou clínica, ou pode ser multiprofissional, quando o paciente está vinculado, por exemplo, à uma clínica ou instituição de saúde. Entretanto, em qualquer uma das situações, o prontuário deve conter dados pessoais e informações da história clínica do paciente, do diagnóstico, do prognóstico, condutas e planos de cuidado, de resultados de exames clínicos, laudos, imagens e demais anotações complementares, necessárias para promover a melhor assistência ao paciente, como as situações de vulnerabilidade social e/ou familiar, se viável.

Nesse passo é inegável a importância do Conselho Federal de Medicina (CFM) no estabelecimento de padrões normativos no que concerne ao prontuário médico, seja ele físico (papel) ou eletrônico. 

Assim, observamos que a Lei 13.787/2018, que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente, possui critérios semelhantes aos contidos na resolução CFM 1.821/2007, e é regida por 5 pilares:

1. Processo de digitalização do prontuário do paciente

A lei determina que o processo de  digitalização do prontuário deverá assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.

Os métodos de digitalização devem manter preservadas de maneira integral todas as informações contidas no prontuário original.

Será necessário a utilização de certificado digital a ser emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito a fim de garantir a autenticidade.

2. Critérios para destruição de prontuários (arquivo físico ou eletrônico)

Em relação à destruição dos documentos originais, estes poderão ser destruídos após a sua digitalização. Observado o processo de digitalização do item anterior, conforme artigo 2º da Lei do Prontuário Eletrônico.

Há também a necessidade da aprovação da comissão especial, que deverá ser criada para realizar a permanente revisão de prontuários e avaliação de documentos. Ela será responsável por certificar a integridade dos documentos digitais e avalizar a eliminação dos documentos que os originaram.

Caso a comissão identifique documentos de valor histórico, eles serão preservados de acordo com o disposto na legislação arquivística.

3. Parâmetros para segurança da informação dos sistemas 

A segurança da informação é um elemento essencial nesta lei. Por isso, os meios de armazenamento de documentos digitais devem proteger as informações de uma série de ações não autorizadas, quais sejam:

• O acesso;
• O uso;
• A alteração;
• A reprodução; e
• A destruição.

Isso ocorrerá por meio de um sistema especializado no gerenciamento eletrônico de documentos, cujas características e requisitos serão especificados em regulamento.

4. Efeito probatórios dos documentos digitalizados 

Outro aspecto bastante relevante é o efeito probatório para todos os fins de direito, visto que a Lei de Prontuários Eletrônicos assegura que, uma vez que a digitalização, a guarda, o armazenamento e o manuseio dos documentos tenham sido realizados de acordo com os seus ditames e respectivos regulamentos, o documento digitalizado terá o mesmo valor probatório que o documento original.

Para tanto, poderão ser implementados sistemas de certificação para a verificação da conformidade normativa dos processos à Lei do Prontuário Eletrônico.

5. Prazos de armazenamento dos prontuários eletrônicos.

Um dos aspectos mais importantes estabelecidos nesta lei foi o prazo de armazenagem de dados dos pacientes.

A obrigação legal é uma das maneiras de manter os dados. Assim, ainda que sem consentimento do titular, a Lei do Prontuário Eletrônico definiu o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para que os prontuários possam ser eliminados ou devolvidos ao paciente.

É importante destacar que isso vale para qualquer forma de armazenamento, ou seja, tanto o prontuário físico em papel como os digitalizados, microfilmados, arquivados eletronicamente em meio óptico ou aqueles gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica.

O processo de destruição precisa ser inteiramente documentado. Porém, devem ser resguardados a intimidade do paciente, o sigilo e a confidencialidade das informações.

Podem ser estabelecidos, em regulamento, prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou digitalizado, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas da ciências e saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios.

E qual o impacto da LGPD nos Prontuários Eletrônicos?

Como sabem os dados e informações registradas no prontuário eletrônico têm natureza individual, e grande parte deles são sensíveis, pois são relacionados diretamente à saúde e à intimidade do paciente.

Assim, todas as instituições, públicas ou privadas da área da saúde que são responsáveis pelo tratamento de dados pessoais, deverão ter suas atividades estruturadas e ajustadas conforme as regras e princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD.

Cumpre-nos aqui mencionar o E-saúde, caracterizado por práticas de digitalização em saúde e pela utilização de tecnologias de informação e comunicação, que poderá ser fundamental para concretizar o princípio da integralidade na atenção à saúde, possibilitando a interligação de sistemas, equipamentos e aplicativos para saúde pessoal. No entanto, sabe-se que para atingir este objetivo, os desafios são significativos, sejam eles técnicos, bioéticos ou jurídicos.

É importante, neste cenário, destacar o papel das figuras do controlador, operador e encarregado para o ajuste de políticas e culturas em prol da proteção de dados pessoais de pacientes. Em particular, o controlador a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, e que deve exigir do operador a implementação de todas as medidas técnicas, de segurança e de certificação dos sistemas utilizados e, exigir do encarregado a composição e elaboração de políticas institucionais, educacionais e de assessoria, por meio de comissões específicas ou grupos de trabalho.

Assim, como o prontuário eletrônico registra dados e informações pessoais e sensíveis, obtidas na assistência e na prestação de serviços à saúde, os consultórios, clínicas, hospitais, profissionais liberais e todas as instituições da área da saúde devem necessariamente respeitar as regras e princípios estabelecidos na LGPD em conjunto com as orientações da ANPD, sob pena de serem responsabilizados nos termos da lei. 

Por fim, fica claro que a LGPD impõe aos profissionais e instituições na área da saúde a necessidade de adequação organizacional, de cultura assistencial e de cuidado, para garantir a proteção de dados pessoais, a privacidade e a confidencialidade dos pacientes.

Sabemos que o tema é novo e ainda gera muita insegurança, por isso fique a vontade para entrar em contato com nosso time. Ficaremos felizes em lhe atender e esclarecer suas dúvidas.

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Autorização: os pacientes precisam autorizar por escrito a coleta e armazenamento dos dados pessoais e dados sensíveis. A determinação vale para os prontuários já armazenados e os que serão criados tanto no meio eletrônico quanto em papel; 

Conhecimento: os pacientes têm o direito de saber quais dados foram armazenados e para qual finalidade ele será utilizado. Estes dados também deverão estar disponíveis para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão federal que editará normas e fiscalizará procedimentos relacionados à segurança dos dados pessoais dos usuários; 

Proteção: mensagens trocadas entre médicos ou cirurgiões-dentistas e pacientes via Whatsapp podem ser feitas, mas além de serem criptografadas, como o aplicativo já faz, as caixas postais com mensagens frequentes devem ser protegidas, pois podem identificar o paciente e por isso devem ser anonimizados.

Os dados pessoais dos pacientes, assim como todas as transmissões de informações no sistema, deverão ser criptografados e, depois de cumprirem o objetivo; podem ser apagados ou armazenados em local protegido. 

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco, será um prazer atendê-lo.

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Coleta de dados pessoais

O trabalhador ou prestador de serviços precisa saber quais dados pessoais estarão em poder da empresa e qual a finalidade das informações coletadas, necessárias à relação de trabalho. 

A permissão para uso dos dados pessoais deve ser feita por escrito juntamente contrato de trabalho em cláusula destacada. Não será necessário consentimento para fornecimento de dados promovido a instituições legais ou regulatórias, como o INSS. 

Como se adequar à LGPD?

Inicialmente, identifique quais são as informações e como estão armazenadas. Saiba por quanto tempo guardar esses dados e como protegê-los na empresa, somente o setor responsável deve ter acesso. 

Em caso de recrutamento, será preciso revisar as políticas de confidencialidade. Disponibilize, desde a primeira entrevista, autorização do uso de dados a ser assinada pelos candidatos. Esse documento deve ser muito transparente sobre como a empresa usará esses dados e como serão armazenados. 

A LGPD permite que a empresa guarde os dados do trabalhador depois do fim do contrato de trabalho, pois podem ser necessários para cumprir obrigações legais ou comprovar direitos em eventuais processos. 

Penalidades da LGPD

A multa para quem descumprir pode variar em até 2{d81e1fd8a0a77db8d39c08e89b2df77669185dea0816337e5f2fd64e1387228b} do faturamento, podendo chegar a R$ 50 milhões, além do prejuízo causado à imagem frente ao mercado. 

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O prazo extra, no entanto, não deve significar espera para as empresas: a chave é se adaptar agora à nova legislação.

Alterando processos desde já, empresas ganham tempo valioso para monitorar novos formatos e prever potenciais erros e problemas, e evitam penalidades no futuro. Mas como se preparar efetivamente para a nova LGPD?

Primeiro de tudo: designar um colaborador que será responsável por acompanhar as mudanças, adequações e garantir que o processo sempre flua seguindo a legislação. Essa pessoa será o ponto-chave e principal contato da empresa sobre a LPGD, compartilhamento e uso de dados de clientes e usuários. 

Depois, entender os dois grandes pilares da LGPD: o consentimento claro do usuário em compartilhar seus dados, e a possibilidade do mesmo ser revogado a qualquer momento. Isso exige que empresas tenham processos claros, assertivos e bem desenhados; que entendam o caminho que os dados fazem em seus sistemas, e estejam prontas para compartilhar toda informação obtida a qualquer momento.

Ou seja: processos devem ser mais intuitivos e lógicos do que nunca.

Terceiro, a empresa deve fazer auditorias independentemente da Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, órgão regulador da LGPD. Assim, estará sempre pronta para as fiscalizações oficiais, conhecendo o processo, requerimentos e exigências que podem ser feitos. 

Desenvolver processos internos que façam sentido é também fundamental. A ideia não é transformar o sistema empresarial completamente, mas ser transparente e preservar a privacidade de seus usuários e clientes. Essa prática coloca empresas brasileiras no mesmo nível de credibilidade dos grandes parceiros internacionais, melhora a reputação e abre portas para mais negócios. 

 Se você ainda tem dúvidas, ou gostaria de orientação jurídica sobre esse assunto, fale conosco pelo WhatsApp ou telefone. Será um prazer ajudá-lo(a)! 

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Em tempos de vazamento de informações, empresas brasileiras que disponham de dados pessoais de terceiros deverão adaptar-se à lei, que entrará em vigor a partir de agosto de 2020, e permitirá ao cidadão melhor fiscalização acerca do trato dado às suas informações pessoais.

A LGPD, inspirada por uma lei europeia – Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR – General Data Protection Regulation) – quer resguardar os direitos fundamentais das pessoas ao proteger sua privacidade, intimidade e liberdade de expressão.

Seu objetivo principal é impedir que as empresas transmitam ou usem dados de outras pessoas sem a devida permissão.

Por isso, o consultório odontológico apenas poderá usar os dados pessoais de seus pacientes para os fins inicialmente combinados e, se pretender publicá-los, a autorização expressa deles será indispensável.

Quais dados pessoais são esses?

Aqueles capazes de identificar a pessoa, direta ou indiretamente. Nos termos da lei, conforme o art. 5º, inciso I, dado pessoal é a “informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável”.

Esses dados vão além do nome, RG, CPF, endereço residencial, data de nascimento e nome dos pais, a LGPD pode ainda, proteger dados relativos à geolocalização do indivíduo, uma foto, a biometria e, também, a voz.

Dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, saúde, orientação sexual, genética ou biometria, merecem especial atenção devido à possibilidade de gerar comportamento discriminatório, por isso, são chamados de dados sensíveis.

Quais mudanças a LGPD traz para as clínicas e consultórios?

Coleta de Dados

A regulamentação da coleta de informações pessoais do cidadão é um dos pontos importantes trazidos pela LGPD e que repercute na atuação profissional dos consultórios e clínicas odontológicas.

Todas as organizações, públicas ou privadas são obrigadas pela nova legislação à somente coletarem dados pessoais do cidadão com o seu consentimento. 

Então, quando sua secretária solicitar informações do paciente para fazer seu cadastro, ela precisa esclarecer quais dados pessoais serão necessários ao tratamento, a finalidade na coleta desses dados e se eles serão compartilhados. 

Depois de receber os devidos esclarecimentos, o paciente deverá autorizar, expressamente, o armazenamento de suas informações pessoais e do seu quadro clínico em prontuário próprio. 

Se o paciente for menor de idade, os pais ou representantes legais precisarão realizar o consentimento.

Uma nova autorização sempre será necessária quando houver mudança na finalidade dos dados fornecidos ou quando houver a pretensão de repassá-los. 

Proteção dos dados pessoais

A LGPD determina, ainda, que os estabelecimentos são responsáveis pela preservação dos dados coletados de seus clientes, por isso, as informações pessoais dos pacientes e suas condições clínicas devem ser resguardadas pelos consultórios e clínicas. 

Não se recomenda, portanto, a utilização de fichas ou prontuários físicos de pacientes, devido ao risco de se perderem documentos que o exponham e que, no futuro, trará sérios problemas ao responsável clínico.

Softwares de gestão

A implementação de softwares de gestão é indicada para o gerenciamento dos dados pessoais dos pacientes de um consultório ou clínica.

Esses sistemas, além de restringir o acesso às informações pessoais ao determinar a utilização de usuário e senha, também contam com criptografia, um método de proteção a ataques externos realizados por hackers, por exemplo.

Comitê de Segurança da Informação

Todas as empresas estão condicionadas à criação do Comitê de Segurança da Informação pela nova lei. Portanto, o consultório odontológico precisará contar com um profissional responsável por proteger os dados dos pacientes e cumprir as orientações legais.

Esse profissional é chamado de Data Protection Officer e atuará no comitê de segurança criado pelo consultório. 

Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

Além disso, com a lei, um órgão de proteção aos dados pessoais foi criado com a finalidade de fiscalizar o seu cumprimento pelas empresas, é chamado de Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Penalidades previstas

O descumprimento da lei causa penalidades ao estabelecimento, que podem variar de uma simples advertência, até a aplicação de multas e a proibição total ou parcial das atividades associadas ao armazenamento de dados. 

O valor da multa poderá ser fixado em 2{d81e1fd8a0a77db8d39c08e89b2df77669185dea0816337e5f2fd64e1387228b} do faturamento do negócio no ano anterior até o valor de R$ 50 milhões.

Diante disso, para garantir que a sua clínica ou consultório não corra o risco de ser penalizado, é preciso regularizar toda a documentação dos seus pacientes até que a nova lei entre em vigor.

Se você ainda tem dúvidas quanto ao assunto, nossos profissionais podem te auxiliar! Entre em contato conosco no telefone 11 – 98917-0918, será um prazer orientá-lo.

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